Korekta dokumentów prawnych, finansowych, ubezpieczeniowych

Pierwszym zleceniem dla mojej firmy była korekta dokumentów: razem z 6 korektorkami poprawiłyśmy ponad 3000 warunków ubezpieczeń i regulaminów. To była prawdziwa szkoła życia (a właściwie – szkoła korekty). Jak poprawiać dokumenty prawne, finansowe i ubezpieczeniowe, żeby usunąć błędy, a jednocześnie nie zmienić sensu zdania? Mam dla Ciebie kilka wskazówek!

korekta dokumentów

Korekta dokumentów – jak się za to zabrać?

Korekta dokumentów rządzi się swoimi prawami – nie ma w niej miejsca na inwencję twórczą i dowolność. Twoim zadaniem jest poprawienie błędów: tylko tyle i aż tyle. 

Z jednej strony teksty muszą być jednoznaczne i sformułowane zgodnie z intencją nadawcy, a każda nazwa powinna mieć niebudzącą wątpliwości treść. Z drugiej – to treści użytkowe, dlatego powinny być też zrozumiałe.

Jak to pogodzić? Nie ma jednej reguły, dzięki której korekta tekstów legislacyjnych czy urzędowych stanie się bułką z masłem. Weź jednak pod uwagę zasady, dzięki którym sprawnie przejdziesz przez to zadanie!

A może zajmujesz się korektą innych rodzajów tekstów i szukasz praktycznych wskazówek? Przeczytaj artykuł: Język internetu – jak poprawiać teksty publikowane w sieci.

1. Wytyczne

Zanim zabierzesz się za korektę dokumentów (umów, regulaminów, warunków ubezpieczeń, uchwał itp.), poznaj dokładne wytyczne klienta. Dobrym rozwiązaniem jest wspólne ustalenie zasad. Najlepiej określić przede wszystkim:

  • grupę docelową;
  • cel tekstu oraz intencję nadawcy;
  • maksymalny zakres ingerencji;
  • „zakazane słowa”.

Inaczej pisze się umowę o współpracy między prawnikami, a inaczej – regulamin konkursu dla klientów. Chociaż w przypadku dokumentów język zawsze musi być specjalistyczny, to w pewnym stopniu można regulować poziom trudności.

wskazówka Bookowska.plPracując nad dokumentem, musisz doskonale rozumieć, że liczy się nie tylko poprawność językowa tekstu, lecz także skutki prawne naniesionych zmian. Twoi klienci muszą być pewni, że wraz z poprawieniem błędów nie zmienisz sensu wypowiedzi.

2. Prawnicza ortografia

Istnieje rozbieżność między praktyką prawną a przepisami ortograficznymi.

Jednym z najczęściej spotykanych przykładów są nazwy aktów prawnych.

Przepisy ortograficzne mówią o pisaniu pierwszego słowa (czyli decyzja, ustawa, rozporządzenie itp.) wielką literą. Zgodnie z Zasadami pisowni i interpunkcji pełne tytuły ustaw zaczynamy dużą literą, tak jak pierwszy wyraz wielowyrazowych tytułów utworów literackich.

Praktyka prawna natomiast nakazuje nazwy aktów prawnych zapisywać w tekstach ciągłych małymi literami (niezależnie od tego, czy występują z podaniem tytułu pełnego czy skróconego), a w nagłówkach – wersalikami.

Taką pisownię zaleca też Adam Wolański w Edycji tekstów.

Również prof. Grzenia w Poradni PWN dopuszcza pisownię małymi literami: 

Nazwy własne, które składają się z wyrazów pospolitych (a tak zwykle jest z nazwami aktów prawnych), zwykle mogą być zapisywane małymi lub wielkimi literami.

To, jak piszemy, nie jest regulowane tylko zasadami poprawnościowymi, lecz także pewną tradycją. Tak jest właśnie w odniesieniu do tekstów aktów prawnych.

Prawnicy mają swój zbiór zasad redagowania tekstów – Zasady techniki prawodawczej. Ten  dokument jest dla nich ważniejszy niż słownik ortograficzny.

Sam wyraz „ustawa” jest tylko określeniem rodzaju aktu prawnego (tak jak wyrazy „powieść”, „opowiadanie”) i jest zapisywany małą literą (chyba że korektor namiesza i zmieni na dużą).

Tytuły rzeczowe rozpoczynające się od wyrazów „Kodeks”, „Prawo” albo „Ordynacja” pisane są wielką literą.

3. Synonimy i spójniki

Gdy tylko widzisz powtórzenie, szukasz odpowiedniego synonimu? I bardzo dobrze, ale… W przypadku tekstów branżowych – szczególnie prawniczych, finansowych i ubezpieczeniowych – każde słowo ma ściśle określone znaczenie.

Niektóre słowa w języku ogólnym można potraktować jako synonimy. Ale już w tekstach prawnych nie można tego zrobić. Na przykład słowa: ustawa, rozporządzenie, uchwała, statut to nazwy różnych aktów. Tych słów nie można więc stosować zamiennie. Jeśli zajmujesz się korektą dokumentów, np. finansowych, ubezpieczeniowych czy prawniczych – uważaj na synonimy i zastanów się dziesięć razy, zanim usuniesz lub podmienisz konkretny fragment. W przeciwnym razie możesz niechcący zmienić sens tekstu.

Uważaj też na spójniki: lub to nie to samo co albo. Użycie niewłaściwego spójnika lub spójnika, który podlega różnej interpretacji, może doprowadzić do powstania niezamierzonej treści, niejednoznaczności, kilku wersji interpretowania tekstu. Przy posługiwaniu się spójnikami w tekstach prawnych stosuje się ogólne zasady języka polskiego.

4. Interpunkcja w tekstach prawnych

Problemów interpunkcyjnych w tekstach prawnych jest mnóstwo, mimo że w aktach normatywnych występuje tylko 7 znaków interpunkcyjnych.


Których znaków nie znajdziesz w tekstach normatywnych?
Wykrzyknik zgodnie z WSO PWN służy do oznaczania emocjonalnego zabarwienia wypowiedzi. Nie występuje w aktach normatywnych, gdyż nie zamieszcza się w nich apeli, postulatów, zaleceń, upomnień (§ 11 ZTP). Normy tworzy racjonalny pracodawca, który nie odwołuje się do emocji.

W aktach normatywnych nie występują też wypowiedzenia zakończone pytajnikiem. Przepisy są jednoznaczne, wypowiedzenie jest zawsze zakończone kropką.

Wielokropek służy do zaznaczenia, że tok mówienia został przerwany. Wielokropka używa się w piśmie do oznaczenia, że pominięto fragment tekstu. W aktach prawnych wielokropek nie występuje. Akt prawny musi być kompletny. Przepis normatywny nie może być niedokończony, musi być jednoznaczny.

Przecinek

Jeden przecinek może całkowicie zmienić sens zdania, a to może wpłynąć na wysokość odszkodowania, wyrok skazujący lub inne poważne konsekwencje prawne lub finansowe.

Spójrz na przykład:

[…] przepisy uchylające, przepisy o wejściu ustawy w życie oraz przepisy o wygaśnięciu mocy obowiązującej ustawy…

Oznaczony przecinek (zasadny!) ma ważny wpływ na zrozumienie wypowiedzi. Jego usunięcie spowoduje, że zamiast trzech kategorii przepisów (uchylające, o wejściu ustawy i o wygaśnięciu ustawy) będziemy mieć do czynienia z dwiema. Jedna z nich to przepisy uchylające przepisy o wejściu w życie (!).

Z problematyczną interpunkcją mamy też do czynienia w odwołaniach.

Dane dotyczące miejsca publikacji muszą zawierać skrót tytułu dziennika urzędowego z rokiem wydania, jego numer oraz numer pozycji aktu w dzienniku:

Dz.U. z 2007 r. Nr 249, poz. 1859.

Adam Wolański twierdzi, że elementów tych nie oddziela się przecinkiem, a skrót wyrazu „numer” zwyczajowo zapisuje się wielką literą:

Dz.U. z 2007 r. Nr 249 poz. 1859.

Natomiast praktyka prawnicza jest inna. Jeśli w odwołaniu pojawia się numer publikatora, wtedy między nim a pozycją wstawia się przecinek:

Dz.U. z 2007 r. Nr 249, poz. 1859

 Jeśli natomiast odwołujemy się do nowszych aktów (w których nie ma numeru), wtedy przecinka przed numerem pozycji nie wstawiamy:

Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.

Od 1 stycznia 2012 roku akty prawne publikowane w dziennikach urzędowych wydawane są z zachowaniem kolejności pozycji w danym roku kalendarzowym, z pominięciem numeru dziennika. Jest to skutek wejścia w życie ustawy z 4 marca 2011 r. o zmianie ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2011 r. Nr 117, poz. 676). Wyjątkiem od tej reguły jest Monitor Polski B, w którym ustawodawca zachował kolejność numerów, pozycji i stron.

Poprawność odnośników można sprawdzać w Internetowym Systemie Aktów Prawnych. 

Kropka

Przecinek nie jest jedynym problemem. Rozbieżności dotyczą też kropki.

W przypadku zapisu skrót tytułu Dziennik Ustaw / Dziennik Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej mamy do czynienia z dwoma normami, które są różne: normą prawną oraz normą językową. Poprawny językowo to DzU albo Dz.U. Jednak w Zasadach techniki prawodawczej podaje się zapis Dz. U.

Kontrowersyjny jest też zapis skrótowca SA. Na początku XX wieku pisano z kropkami i taki zapis pozostał w wielu dokumentach.

Normę prawną określa Kodeks spółek handlowych, który podaje obowiązujący zapis – sprzeczny z zasadami ortografii:


Art. 305. § 1. Firma spółki może być obrana dowolnie; powinna zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka akcyjna”. § 2. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „S.A.”.


Zgodnie z normą językową tego rodzaju skrótowce powinny być natomiast zapisywane bez kropek. Zasady pisowni i interpunkcji wskazują:


56.1. W skrótowcach rodzimych i obcych przyswojonych nie stawiamy kropki, np. FSO, UJ, USA (mimo ang. U.S.A.), PS (mimo łac. P.S.), PZMot, MKOl.

Rada Języka Polskiego w roku 2001 wypowiedziała się o zapisie z kropkami negatywnie:


Jak zapisywać przy nazwie firmy skrótowiec utworzony od słów „spółka akcyjna”: z kropkami (S.A.) czy bez nich (SA)? ­ To pytanie nurtuje wiele osób. Tymczasem odpowiednia zasada jest jednoznacznie sformułowana np. w „Nowym słowniku ortograficznym PWN” pod red. E. Polańskiego (Warszawa 1997). Zgodnie z nią w pisowni skrótowców, zarówno obcych przyswojonych, jak i rodzimych, nie stawia się kropki. Prosty stąd wniosek, że skrótowiec od nazwy „Spółka Akcyjna” nie powinien zawierać kropek. Niestety, twórcy różnych spółek nie przestrzegają tej zasady; co gorsza, jest ona łamana także w Kodeksie handlowym oraz w innych wydawnictwach, gdzie spotyka się błędny zapis „S.A.”.

Niektórzy prawnicy zaakceptują poprawki korektorów, inni będą z nimi dyskutować (dlatego właśnie warto na początku opracować wytyczne).

Z interpunkcją w tekstach prawnych nie ma żartów.

Czasem się tylko zastanawiam, czy to prawnicy naruszają reguły językowe, czy może to językoznawcy (i korektorzy) łamią prawo.

5. Odpowiedni styl i prosty język

W przypadku dokumentów styl powinien być ekspercki (pomiędzy urzędowym a naukowym), ale jednocześnie możliwie prosty i zrozumiały. Podczas korekty umów, regulaminów oraz innych tego typu tekstów użytkowych warto stosować więc zasady prostego języka.

Więcej na temat zasad prostego języka znajdziesz w artykule: Czego Kubuś Puchatek może nas nauczyć o prostym języku?

Na co zwrócić uwagę, jeśli poprawiasz dokumenty prawne, finansowe i ubezpieczeniowe?

W niektórych tekstach możesz wprowadzić trochę więcej poprawek, ale wszystko musi się odbywać pod kontrolą i za zgodą klienta. Możesz na przykład:

  • usuwać i zamieniać literackie, patetyczne i przestarzałe wyrazy, np. aniżeli, albowiem, zaś, aczkolwiek, gdyż;
  • zmieniać szyk przestawny na naturalny;
  • dzielić zdania wielokrotnie złożone na krótsze.

6. Formatowanie i błędy składu

Wśród zasad prostego języka znajdziesz też te, które dotyczą czytelności tekstu. Odpowiednie formatowanie to jeden ze sposobów usprawnienia procesu czytania. Zamiast długiego, jednolitego bloku tekstu znacznie lepiej sprawdzi się treść z wyróżnikami. Jest to możliwe, rozbijaj tekst na krótsze akapity, wyodrębniaj nagłówki, stosuj wyróżnienia ważnych słów.

Zwróć też uwagę na poprawność edytorską. Usuwaj błędy składu (np. szewce, bękarty, wdowy, rynny, lustra). 

7. Konsekwencja

Jednym z zadań korektora jest zadbanie o konsekwencję i spójność zapisów. Co trzeba ujednolicić w przypadku dokumentów? Kluczowe kwestie:

  • krój i rozmiar fontu;
  • zapis cyfr i dat;
  • zapis tytułów, cytatów, wyrazów w języku obcym;
  • zapis nazw własnych;
  • zapis przypisów i bibliografii;
  • wygląd tabel;
  • podpisy pod zdjęciami i grafikami;
  • numerację i hierarchię wyliczeń (paragrafy, punkty, ustępy, artykuły).

Dzięki takiemu ujednoliceniu tekst wygląda profesjonalnie, a przy tym staje się znacznie czytelniejszy.

Chcesz poznać więcej wskazówek związanych z korektą tekstów w trudnej branży? Dołącz do Klubu Korektorów, w którym zyskasz wsparcie korektorek oraz inspirację do dalszego rozwoju, a także – dostęp do wielu zleceń i ofert pracy!

Literatura

Patrycja Bukowska

Polecane wpisy